Von der Unternehmerin/vom Unternehmer sind Unterlagen wie Bestands- und Finanzbücher zu führen, die es der Unternehmerin/dem Unternehmer und der Kontrollstelle oder -behörde gestatten, folgendes festzustellen bzw. zu überprüfen:

1. die Lieferantin/den Lieferanten und, soweit es sich um eine andere Person handelt, die Verkäuferin/den Verkäufer der Erzeugnisse;
2. die Art und die Menge der an die Einheit gelieferten Erzeugnisse gemäß Artikel 1 der Verordnung (EG) NR. 834/2007 und gegebenenfalls aller zugekauften Materialien und deren Verwendung (Art, Herkunft, Qualität und Menge der Rohstoffe);
3. die Art und die Menge der im Betrieb gelagerten Erzeugnisse gemäß Artikel 1 der Verordnung (EG) NR. 834/2007;
4. die Kennzeichnung und Bewerbung der Produkte (z.B. Speisekarte, Homepage, Werbematerialien);
5. die Trennung und Identifizierung von biologischer und konventioneller Produktion, soweit im Unternehmen auch konventionelle Erzeugnisse vorhanden sind und eine Trennung erforderlich ist. Bei ausnahmsweiser Verwendung von konventionellen Zutaten (auch kurzfristig) muss die Speisekarte nachweislich geändert bzw. das Produkt klar ersichtlich als konventionell ausgelobt werden. In diesen Fällen ist eine Archivierung der Speisepläne erforderlich.

Die Buchführung muss auch die Ergebnisse der Kontrolle bei der Annahme der Erzeugnisse und alle anderen Informationen enthalten, die die Kontrollstelle oder -behörde für eine wirksame Kontrolle benötigt. Die Angaben in den Büchern müssen durch entsprechende Belege dokumentiert sein. Das Mengenverhältnis zwischen den eingesetzten Ausgangsstoffen und den erzeugten Produkten wird einer Plausibilitätsprüfung (Gegenüberstellung Wareneingang und Angebot auf der Speisekarte) unterzogen.