Bei ausnahmsweiser Verwendung von konventionellen Zutaten gemäß Abs. 4.2.4 a) und 4 2.4 b) (auch kurzfristig) muss die Speisekarte nachweislich geändert oder klar ersichtlich auf die konventionelle Herkunft der üblicherweise in biologischer Qualität verwendeten Zutat hingewiesen werden. In diesen Fällen ist jedenfalls eine Archivierung der Speisepläne erforderlich.

Speisekarten, die vor Eintritt der ausnahmsweisen Verwendung von konventionellen Zutaten aufgrund von Lieferschwierigkeiten erstellt und an Abteilungen, Kunden, Außenstellen usw. verteilt wurden und aus organisatorischen, zeitlichen oder technischen Gründen nicht mehr korrigiert werden können, sind ausgenommen. Bei regelmäßigen Lieferschwierigkeiten ist die Kennzeichnung und Bewerbung der betroffenen Zutaten bzw. Produkte als biologisch zu unterlassen. Auf jeden Fall hat die Lieferantin/der Lieferant die Lieferschwierigkeit am Lieferschein zu dokumentieren.